Деловой туризм: Записки старой секретарши

Чтобы не загружать себя лишней работой, я стараюсь по максимуму упростить ее. А путь здесь один - систематизация информации. Возьмем для примера тот факт, что дела компании идут довольно успешно, и шеф все чаще стал выезжать за границу. Зачем? Если отбросить сопроводительную шелуху, причин окажется всего три:

- поездки на профильные выставки, конференции и прочие мероприятия, иногда не имеющие ничего общего с нашим бизнесом. Присутствие в вип-зоне на скачках в Дубае или ложа в «Ла Скала», что позволяет, скажем так, несколько расширить возможности в продвижении компании на международном рынке;

- поощрительные корпоративные туры, проходящие под модным словечком «инсентив» (самый распространенный вариант обычно проходит под знаменем «все включено»). Шеф чаще всего участие в таких турах принимает. Еще бы, корпоративная этика! Вообще, я замечаю, если двум менеджерам не о чем поговорить, в ход идут рассуждения о повышении корпоративного духа, о корпоративном сознании и создании у сотрудников дополнительной мотивации к повышению производительности труда и лояльности... Раньше все инсентивы заменялись днями здоровья, организованными поездками за грибами, обязательными выездами в подшефный колхоз или на овощебазу. Тоже коллектив сплачивало. Но это так, лирическое отступление.

Итак, определившись с целями поездки, можно приступать к ее непосредственному осуществлению. Конечно, есть сложный путь - самостоятельно получить информацию об авиакомпаниях, рейсах, скидках, расписании и так далее. Найти адреса отелей, сопоставить цены, добыть сторонние отзывы, выбрать, заказать, подтвердить и прочее. Да, еще неплохо бы узнать побольше о кухне отеля и о ближайших ресторанчиках, найти лучший в городе и тот, что наиболее соответствует кулинарным предпочтениям моего босса. Попутно определить, какую компанию предпочесть, чтобы обеспечить шефа автотранспортом. И шофером. Заодно проведя маленькое расследование - насколько эта компания надежна и в самом ли деле они могут предоставить те машины, что обещают.

Все это, конечно, можно сделать, но для меня предпочтительней обратиться в турагентства, специализирующиеся на деловом туризме, или к туроператорам, которые несколько лет работают на нужном направлении - стране, которую в этот раз предстоит посетить шефу. Преимущества здесь очевидны - все вышеперечисленные заботы перестанут быть исключительно моими.

Понятно, что таких агентств десятки, если не сотни. Деловой туризм активно развивается и, согласно последним данным, ежегодно приносит доход более 150 миллионов долларов... Согласитесь, приличный заработок, даже если учесть то, что обслужить за год только в России пришлось около 3 миллионов человек. Активность и перспективность этого направления в туризме замечена многими, и, естественно, сразу появились люди, которые посчитали себя профессионалами в этой области. Вот тут крайне важно не ошибиться... Разумеется, у меня есть список проверенных и уже зарекомендовавших себя турфирм. Но иногда наталкиваешься на столь «вкусные» предложения, что сложно не позвонить и не разузнать подробности.

Я обязательно договариваюсь о личной встрече и никогда не стесняюсь задавать вопросы. Очень разные вопросы. А еще я оцениваю обстановку офиса, сотрудников. Их стиль общения и, конечно же, конкретность их ответов. Если несколько раз прозвучало нечто невнятное (типа «нужно уточнить, мы с этим не сталкивались, но можем организовать, эта информация является служебной»), и на просьбу рассказать, кто уже пользовался их услугами, следует категоричное: «Это коммерческая тайна», я разворачиваюсь и ухожу.

Да, и еще, если у вас есть иллюзии, что, организовав поездку самостоятельно, можно сэкономить, постарайтесь, чтобы они побыстрее рассеялись. У турагентств свои собственные расчеты и с гостиницами, и с авиаперевозчиками, и с транспортными компаниями, и с принимающей стороной. Их скидки - ваши преимущества.

Разумеется, шеф должен прибыть в страну и город, где состоится встреча с партнерами или деловое мероприятие, за сутки до назначенного срока. Во-первых, потому что форс-мажорные обстоятельства - задержка рейса, забастовка диспетчеров, пробки на дорогах - еще не причина опаздывать. Во-вторых, акклиматизация в любом случае необходима, даже если разница в часовых поясах минимальна.

Закончив с подготовкой организационной части, я начинаю готовить шефа. И речь идет не только о документации, материалах, личных документах, разговорнике-наладоннике, ноутбуке, мобильном телефоне и прочем бизнес-наборе.

Кстати, здесь мелочей не бывает. Допустим, визитки. Они должны быть на двух языках, на русском и страны пребывания, в крайнем случае, второй - английский. Хотя во Франции это воспримут как минус. Визиток приготовьте достаточное количество, да и на визитнице не скупитесь. Человек, лихорадочно шарящий по карманам или кейсу в поисках кусочка картона, вряд ли произведет должное впечатление.

И еще, обмен визитками - это своеобразный ритуал. В Италии, например, не принято вручать визитку в неофициальной обстановке - только на деловых встречах. В Юго-Восточной Азии, Африке и на Среднем Востоке визитку всегда подают правой рукой. В Японии следует давать и принимать визитки двумя руками, затем нужно внимательно прочесть текст и обязательно похвалить визитку партнера. Но не торопитесь, здесь считается, чем дольше вы изучаете визитку, тем больше уважения проявляете.

Подготовка шефа заключается еще и в том, что я составляю небольшую служебную записку, где излагаются некоторые особенности и правила поведения в стране, куда он отправляется. Например, как здороваться.

Конечно, сейчас основная форма приветствия - рукопожатие. Но в некоторых странах до сих пор не принято пожимать руку женщинам, это возможно только в том случае, если она сама протянет руку. Во Франции и странах Средиземноморья распространены поцелуи в щеку, в Латинской Америке - объятия. Две прижатые друг к другу перед грудью ладони - индийское национальное приветствие. В Японии рукопожатие допустимо, но если человек намного старше, ограничьтесь глубоким поклоном. И так далее.

Или напоминаю в записке, что в буддийских храмах (мусульманских мечетях, японских домах и ресторанах, индийских и индонезийских домах) запрещено находиться в обуви. Обувь ставится у входа, носками к двери. А в Таиланде нельзя наступать на порог - под ним обитают добрые духи.

Конечно, существует множество нюансов, не зная о которых, можно легко потерять сделку. Но есть и основные правила, которые шеф давно и прекрасно усвоил: он не торопится в арабских странах, пунктуален в европейских, никогда не сравнивает правительство свое и чужое, вместе с партнерами ест местную пищу - просто режет на мелкие кусочки и глотает, всегда, я подчеркиваю всегда запоминает имя собеседника, если возникают трудности с произношением, репетирует заранее. Никогда не придерживает под локоток и не помогает выйти из машины женщине в Индии или ОАЭ. Легко отвечает на вопросы, касающиеся зарплаты, стоимости дома и машины в Японии, не беседует во время еды о делах в Германии и так далее.

И последнее, что я делаю перед выездом начальства, составляю еще один список, но это уже для супруги шефа, хотя вернее - для его домработницы. Для этого приходится внимательно изучить программу мероприятия. Деловые обеды, ужины, приемы практически всегда входят в обязательную часть, но вот в приглашениях далеко не всегда указана форма одежды. А, как известно, по одежке встречают. Поэтому всегда звоню и уточняю (фото в этом абзаце http://www.freedigitalphotos.net/images/Clothing_apparel_and_g60-Business_Suit_p4727.html)

Если в приглашении значится черный галстук, значит, речь идет о вечеринке в смокингах. К которому обязательны: белая парадная рубашка (манжеты с запонками), черный галстук-бабочка, пояс, черные шелковые носки, черные кожаные туфли.

А пометка «белый галстук» самая мной нелюбимая. Вечер ждет шефа томный - все будут во фраках, белых сорочках с подплечниками, манжеты с запонками, в белых же галстуках-бабочках, жилетах или поясах. А то и в белых перчатках.

Поэтому, видимо, во многих странах одежда на бизнес-встречах становится все более и более демократичной. В Австралии, например, официальность приема зависит от длины шорт и носков, в Израиле не стоит надевать галстук и рубашку с длинными рукавами, но Европа и, как ни странно, оплот демократии - США остаются крайне консервативными в деловой одежде.

Итак, шеф собран, снабжен всем необходимым и отправлен в аэропорт. Конечно, предусмотреть все невозможно, неожиданности случаются. Но свести их к минимуму несложно: систематизируйте информацию и действуйте последовательно.